Perbezaan antara EOI dan RFP

Sejumlah keputusan yang dibuat oleh sesebuah organisasi mempunyai implikasi perolehan yang secara dramatik dapat mempengaruhi kos keseluruhan untuk membuat keputusan tertentu. Perolehan melibatkan proses seperti memilih vendor, menentukan syarat pembayaran, pemeriksaan strategik, rundingan kontrak, dan perkhidmatan dan barang pembelian. Ia berkaitan dengan mendapatkan atau memperoleh semua perkhidmatan dan barang yang penting untuk organisasi.

Di sektor swasta, proses perolehan dianggap sebagai fungsi peringkat strategik yang membantu meningkatkan keuntungan perniagaan. Bukan sahaja ia menyelaraskan proses dan mengurangkan harga keseluruhan bahan mentah, tetapi ia juga membolehkan organisasi mengenal pasti sumber bekalan terbaik. Semuanya, sangat membantu dalam memastikan garis bawah yang lancar.

Di sektor awam, eksekutif peringkat tinggi bertanggungjawab untuk mengurangkan bahagian bawah. Hanya beberapa kakitangan yang menguruskan fungsi perolehan, yang meningkatkan kemungkinan rasuah dalam sektor ini. Inilah sebabnya ada keperluan untuk meningkatkan output keseluruhan perniagaan. Sebagai contoh, kakitangan boleh dilatih untuk meningkatkan kecekapan mereka dan meningkatkan kualiti perkhidmatan mereka, sebagai hasilnya, output dapat ditingkatkan.

Dengan peredaran masa, beberapa istilah telah diperkenalkan di sekitar perundingan tender, cadangan, dan pengurusan besar, termasuk beberapa akronim yang berkaitan dengan perolehan. Tidak banyak perniagaan yang menyedari syarat -syarat ini, tetapi menjadi usahawan atau pemilik perniagaan kecil, jika anda ingin menguruskan kesediaan pembeli secara berkesan untuk membeli, penting untuk mengetahui tujuan mereka. Contohnya termasuk RFI (Permintaan untuk Maklumat), EOI (Ekspresi Kepentingan), RFP (Permintaan untuk Cadangan), RFT (Permintaan untuk Tender), dan RFQ (Permintaan untuk Petikan). Setiap istilah ini berfungsi dengan tujuan khas dalam fungsi perolehan.

EOI dan RFP adalah istilah yang paling kerap digunakan dalam fungsi perolehan, dan masing -masing mempunyai peranan khusus dalam menyelaraskan keseluruhan proses. Ramai individu mengelirukan istilah ini semasa melaksanakan proses. Untuk mendapatkan idea yang lebih baik tentang bagaimana mereka berbeza, penting untuk mengetahui maksud istilah ini.

Eoi (ungkapan minat)

Ekspresi Kepentingan (EOI), juga dikenali sebagai Pendaftaran Kepentingan (ROI), mempunyai fungsi yang sama seperti Permintaan untuk Maklumat (RFI). Ia digunakan sebagai proses pemeriksaan di peringkat awal perolehan untuk mewujudkan permintaan formal dan lebih khusus untuk tender atau RFT (peringkat kemudian dalam fungsi perolehan). Apabila syarikat mengeluarkan EOI, diperlukan untuk menganggarkan keupayaan pasaran untuk membekalkan atau mengumpulkan lebih banyak maklumat sebelum berpindah ke RFT. Sebuah syarikat yang membuat pembelian tidak mungkin melantik kontraktor melalui EOI. Untuk itu berlaku, proses perlu maju sehingga mencapai RFT.

EOI adalah jenis tender terbuka yang membolehkan mana -mana syarikat untuk maju. Ia menimbulkan persaingan yang sukar dan memberikan manfaat untuk membenarkan pembekal baru dan berpotensi untuk mendapatkan pekerjaan mereka. Walau bagaimanapun, dalam kontrak pembinaan, sebahagian besarnya dikritik kerana menarik pembekal yang tidak sesuai untuk kontrak, yang mengakibatkan membuang masa, wang, dan usaha.

Iklan yang meminta EOI mesti memasukkan perihalan badan kontrak, penerangan kontrak (seperti belanjawan dan skala), jenis kontrak, laluan perolehan, terma dan syarat, alamat penyerahan dan tarikh akhir, dan butiran lain (termasuk maklumat hubungan , penerangan mengenai organisasi, keupayaan teknikal dan pengalaman yang berkaitan, ketersediaan kakitangan dan pengalaman mereka, dll.)

RFP (Permintaan Cadangan)

Sebaliknya, RFP, juga dikenali sebagai Permintaan untuk Tawaran (RFO), adalah dokumen yang dapat diubah suai dengan mudah. Kebanyakannya digunakan apabila pembeli mencari respons berasaskan penyelesaian untuk memenuhi keperluannya dan dalam kes-kes di mana faktor lain (tidak termasuk harga) adalah pusat penilaian setiap tawaran. Ia juga digunakan dalam situasi di mana tiada penyelesaian atau spesifikasi yang jelas tersedia, dan jabatan pembelian sedang mencari beberapa inovasi dan pilihan. Instrumen ini lebih fleksibel daripada RFT (yang biasanya mempunyai penyelesaian atau spesifikasi yang jelas). RFP terutamanya digunakan dalam perkhidmatan profesional di mana penyelesaian tidak dapat ditakrifkan dengan mudah.

RFP mengandungi maklumat latar belakang mengenai organisasi dan barisan perniagaannya. Permintaan terdiri daripada spesifikasi yang menjelaskan penyelesaian yang dicari oleh organisasi. Selain itu, ia juga termasuk kriteria penilaian bagaimana cadangan dinilai, pernyataan kerja yang menggambarkan tugas -tugas yang akan dilakukan oleh penawar yang memenangi kontrak, dan jangka masa untuk menyelesaikan projek itu.

RFP biasanya dibuat kerana sifat kompleks projek. Syarikat boleh mendapat manfaat daripada pelbagai pembida ketika mencari penyelesaian yang terintegrasi dengan baik dari beberapa pembekal. Sebagai contoh, jika syarikat merancang untuk menukar perniagaannya dari persekitaran berasaskan kertas ke persekitaran berasaskan komputer, ia mungkin meminta cadangan perisian dan perkakasan sebagai tambahan kepada latihan yang diperlukan untuk memasang dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam perniagaan.

Di sektor awam, entiti boleh mengeluarkan RFP untuk mewujudkan persaingan terbuka untuk menurunkan kos penyelesaian. Walau bagaimanapun, perlu diperhatikan bahawa RFP yang paling dekat dengan spesifikasi mungkin tidak semestinya menjadi harga yang paling rendah. Apabila menerima cadangan, syarikat mesti menjalankan analisis manfaat kos untuk memastikan kos tidak keluar-weigh faedah.

Perbezaan

Berikut adalah beberapa perbezaan antara EOI dan RFP:

• Tahap perolehan yang berbeza

EOI sering dilaksanakan di peringkat awal perolehan. Ia boleh dikeluarkan dalam kes -kes di mana pembeli menjelajah untuk input industri untuk meluaskan keperluan yang akhirnya akan masuk ke pasaran pada peringkat kemudian. Seperti yang telah dibincangkan, RFP biasanya merupakan langkah seterusnya; di mana, pembeli mencari pendekatan berasaskan penyelesaian untuk penghantaran produk atau perkhidmatan.

• Peringkat EOI dan RFP

EOI biasanya mempunyai pelbagai peringkat. Ia digunakan untuk menyenaraikan prospektif vendor atau pembekal sebelum mendapatkan tawaran yang komprehensif dari penender yang disenarai pendek. Sebaliknya, RFP boleh mempunyai satu peringkat atau ia boleh mempunyai pelbagai peringkat.

• Bilakah EOI dan RFP digunakan?

EOI digunakan dalam kes -kes di mana maklumat yang diperlukan (dari penender) adalah khusus, tetapi tidak ada penjamin sama ada pembekal akan dapat membekalkan perkhidmatan dan barang mengikut keperluan. Selain itu, dalam kes EOI, pembeli tidak mempunyai maklumat yang mencukupi untuk mengarang permintaan terperinci. Sebaliknya, RFP digunakan dalam kes -kes di mana keperluan itu ditakrifkan dengan betul, tetapi syarikat mencari penyelesaian yang fleksibel atau inovatif. Dengan kata lain, pembeli mencari penyerahan berorientasikan penyelesaian untuk memenuhi keperluan.

Sangat penting untuk mengetahui tahap proses perolehan yang berlainan untuk membuat keputusan yang berkesan melalui aliran maklumat yang sistematik. Mempunyai pemahaman yang jelas tentang istilah ini dan mengapa ia digunakan dalam proses membolehkan syarikat menyelaraskan prosesnya dan memperoleh lebih mendalam tentang fungsi perolehan keseluruhan.